Deze verklaring is opgesteld in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna ‘AVG’) en geeft informatie over hoe IGN Vastgoed B.V. omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens
Vragen over ons privacybeleid kunnen per post gesteld worden t.a.v. afdeling Privacy, per e-mail via privacy@ignvastgoed.nl

Uitsluitend overheidsinstanties, publieke organisaties en organisaties die op grote schaal individuen volgen en/of bijzondere persoonsgegevens verwerken, moeten een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aanstellen. IGN voldoet niet aan deze criteria en heeft dan ook geen FG aangesteld.

Persoonsgegevens die wij verwerken
IGN verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

NAW gegevens

Geslacht

Geboortedatum

Geboorteplaats

Burgerlijke staat

Telefoonnummer

E-mailadres

Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, zoals telefonisch en via correspondentie.

Sluit u samen met een of meer andere personen een koopovereenkomst met IGN? Dan verwerken wij ook de in het overzicht vermelde persoonsgegevens van de medecontractant(en).

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
IGN verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

U te kunnen bellen of e-mailen om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.

Om met u (een) koopovereenkomst(en) aan te kunnen gaan.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Hoe wij de markt benaderen
Voor het werven van klanten maakt IGN  vooral gebruik van telefonische verkoopactiviteiten (zogenaamde outbound telemarketing campagnes). Wij kopen hiervoor belbestanden aan waarin uitsluitend ondernemingen zijn opgenomen. Omdat de contactgegevens van zakelijke partijen openbaar zijn te verkrijgen, is het IGN toegestaan om zonder voorafgaande toestemming contact te zoeken met de directeur/eigenaar.

Onze accountmanagers benaderen via één belsysteem de betreffende ondernemers, waarmee nog niet eerder persoonlijk contact is geweest en van wie dus geen gekwalificeerde informatie beschikbaar is (zogenaamde suspects).

Is er een positief contact gelegd met een suspect en lijkt het de moeite te lonen om de relatie verder op te bouwen, dan spreken we van een prospect. Onze accountmanagers verwerken bij prospects de volgende zaken in het belsysteem: 1. de naam van de ondernemer, 2. toezendmoment per e-mail van een brochure en het terugbelmoment om naar een reactie te vragen, 3. toezendmoment per e-mail van een afspraakbevestiging om samen een online brochure te doorlopen, 4. korte notities over besproken zaken.

​

Als er met de prospect uiteindelijk een buitendienstafspraak kan worden ingepland, met het doel een koopovereenkomst met IGN aan te gaan, dan is er sprake is van een potentiële klant (een zogenaamde lead). Om de koopovereenkomst op te kunnen stellen, neemt IGN de persoonsgegevens van de lead op in haar, in eigen beheer ontwikkelde, Access-databaseprogramma. In deze relatie-database worden, naast de eerdergenoemde persoonsgegevens, ook de nodige gegevens opgeslagen die voor de koopovereenkomst nodig zijn. Deze relatie-database bevat dus alleen persoonsgegevens van ondernemers voor wie IGN een koopovereenkomst heeft opgesteld.

Blijkt bij het buitendienstbezoek dat de lead de koopovereenkomst inderdaad met IGN wenst aan te gaan, dan is er sprake van een klant en wordt de kooporder in de relatie-database als ‘gesloten’ verwerkt, in welk geval ook alle vervolgacties worden verwerkt die de notaris onderneemt tot en met het moment waarop de grond notarieel wordt overgedragen aan de klant. Blijkt echter dat de lead de koopovereenkomst niet met IGN wenst aan te gaan, dan blijft diens lead-status ongewijzigd en wordt de kooporder in de relatie-database als ‘geannuleerd’ verwerkt.

Na het ondertekenen van de koopovereenkomst, wordt de klant verzocht om het door IGN opgestelde document ‘Toestemming klantbenadering’ in te vullen en te ondertekenen, dan wel per e-mail naar ons te versturen. Klanten kunnen via dit document aangeven of zij IGN toestaan om hen in de toekomst te informeren over de ontwikkelingen van hun grondaanko(o)p(en), dan wel door IGN op de hoogte gehouden mogen worden over wijzigingen in haar grondportefeuille.

Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren
IGN bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende categorieën (zie onder ‘Werkwijze marktbenadering’ voor de categorie-omschrijvingen):

Voor suspects hanteren wij een onbepaald bewaartermijn, omdat het hier openbaar verkrijgbare bedrijfsgegevens zonder persoonsgegevens betreft. Suspects kunnen IGN verzoeken om hun gegevens in het belsysteem aan te passen of te verwijderen.

​

Voor prospects hanteren wij een bewaartermijn van 2 jaar, omdat het hier bedrijfsgegevens betreft die in het belsysteem zijn verrijkt met de naam van de ondernemer, eventuele aanpassing van het (e-mail)adres en/of telefoonnummer en korte notities over besproken zaken.

Ook na een uiteindelijke afwijzing van een aankoopaanbod, houden wij de mogelijkheid graag open om de ondernemers in een later stadium opnieuw te benaderen. Na een zakelijke- of persoonlijke situatiewijziging blijkt de mening over het product of de vermogenspositie van de ondernemer namelijk te kunnen veranderen, waardoor alsnog een aankoopwens ontstaat of een aankoop financieel haalbaar wordt. Prospects kunnen IGN verzoeken om hun gegevens in het belsysteem aan te passen of te verwijderen.

Voor leads hanteren wij een bewaartermijn van 2 jaar, omdat naast de voornoemde dataverrijking in het belsysteem ook de persoonsgegevens, het ingeplande buitendienstbezoek en de voor de koopovereenkomst nodige gegevens in de relatie-database zijn opgeslagen. Door vastlegging hiervan kan IGN voorkomen dat er meerdere malen een vruchteloze buitendienstafspraak wordt ingepland met personen die zich herhaaldelijk onterecht geïnteresseerd blijken voor te doen. Leads kunnen IGN verzoeken om hun gegevens in het belsysteem en/of de relatie-database aan te passen of te verwijderen.

​

Voor klanten hanteren wij een bewaartermijn die minimaal gelijk is aan de periode dat de koopovereenkomst(en) van kracht is/zijn, omdat IGN wettelijk verplicht is om van al haar klanten de persoons- en aankoopgegevens te registreren. Klanten zijn eraan gehouden om wijzigingen in hun adres- en contactgegevens tijdig aan IGN door te geven, zodat de relatie-database actueel blijft. Klanten kunnen IGN wel verzoeken om hun gegevens in het belsysteem aan te passen of te verwijderen.
Pas wanneer een grondaankoop niet meer in het bezit is van de klant (zoals bij verkoop/overdracht van de grond) en er derhalve geen sprake meer is van een onderliggende koopovereenkomst tussen IGN en de klant, kan er bij IGN een verzoek om verwijdering worden ingediend.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in het belsysteem en onze relatie-database (mits daarin opgenomen) in te zien, te laten corrigeren dan wel verwijderen. Verwijdering van persoons- en aankoopgegevens van klanten waarbij minimaal een koopovereenkomst van kracht is, is niet mogelijk.

Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of daartegen bezwaar te maken. Ook heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid, zodat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u bezitten, naar u of een andere organisatie te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@ignvastgoed.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen twee weken, op uw verzoek.

Delen van persoonsgegevens met derden
Volgens de AVG moet er een verwerkersovereenkomst worden afgesloten wanneer een organisatie een derde inschakelt om namens haar bepaalde werkzaamheden uit te voeren.

Hostnet verzorgt de e-mail hosting voor ons domein ignvastgoed.nl. Omdat Hostnet de e-mail hosting namens IGN verzorgt, hebben IGN en Hostnet een verwerkersovereenkomst gesloten. IGN blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

IGN is niet bevoegd is om notariële aktes op te maken. Daarom leveren wij – via de door IGN en de klant ondertekende koopovereenkomst – de persoons- en aankoopgegevens aan bij de met ons samenwerkende notariaten, zodat er een leveringsakte kan worden opgesteld. De notaris heeft een eigen verantwoordelijkheid wanneer hij een leveringsakte opstelt. Hij kan dit dus op ons verzoek doen, maar doet dit niet namens ons kantoor. Wij hoeven dan ook geen verwerkersovereenkomsten met de betreffende notariaten af te sluiten.

Uiteraard moet de notaris zelf zorgvuldig omgaan met de ontvangen persoonsgegevens. Hij is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hij heeft ontvangen voor het opmaken van de leveringsakte.

Omdat IGN haar relatie-database op een eigen lokale server heeft opgeslagen en deze database niet met een derde partij wordt gedeeld of bij een derde partij wordt gehost (bijvoorbeeld door opslag in ‘de cloud’), hoeft IGN hiervoor geen verwerkersovereenkomst met een derde partij te sluiten.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Voor cookies die geen of weinig inbreuk op de privacy maken, is geen toestemming van de bezoeker nodig. Dit zijn vaak functionele cookies die een website beter laten werken, maar ook andere cookies met geringe privacygevolgen zoals (bepaalde) analytische cookies die websites bijvoorbeeld gebruiken om bezoekersstatistieken bij te houden.

IGN gebruikt alleen de voornoemde cookies die geen inbreuk maken op uw privacy, maar die noodzakelijk zijn voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

Let op!
Hoewel IGN alleen cookies gebruikt die geen inbreuk maken op uw privacy, is het mogelijk dat – wanneer u op een bron-hyperlink klikt en de website waarnaar u wordt doorgelinkt wordt geopend – de betreffende site (tracking) cookies gebruikt en/of data over u verzamelt. Normaal gesproken zal de betreffende site u eerst vragen om akkoord te gaan met het privacy- en cookiebeleid, nog voordat uw data door hun wordt verzameld en/of er cookies bij u worden opgeslagen. IGN aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de manier waarop deze websites met uw privacy omgaan.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat (sommige functionaliteiten worden hierdoor wel belemmert). Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen (‘Geschiedenis’) via de instellingen van uw browser verwijderen.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
IGN heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw privacy te waarborgen en de door u verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatig gebruik. Zo versleuteld (anonimiseert) het door ons gebruikte programma – waarmee bezoekersstatistieken van onze website-bezoeken worden bijgehouden – de IP-gegevens van alle bezoekers. Hoewel wij dus precies kunnen bijhouden hoe onze website wordt bezocht (het aantal bezoeken en welke pagina’s er in welke volgorde worden bezocht etc.), zijn wij niet in staat te achterhalen wie de bezoekers zijn.

De door IGN gebruikte relatie-database is op een eigen lokale server opgeslagen en wordt niet met een derde partij gedeeld.

​

Alle e-mails worden via een SSL-beveiligde verbinding ontvangen en via een TLS-beveiligde verbinding verzonden. Daarnaast wordt alle in- en uitgaande mail eveneens op spam en virussen gefilterd. Het e-mailverkeer wordt in archiefmappen opgeslagen op de eigen lokale server van IGN. Uiteraard zijn al onze PC’s en server voorzien van beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.

Uw persoonsgegevens worden niet op onze website opgeslagen. U kunt daardoor niet inloggen om uw gegevens online in te zien. Voordeel hiervan is echter dat uw gegevens niet ‘gehackt’ kunnen worden en evenmin door ons afgeschermd hoeven te worden van zoekmachines.

Onze werknemers zijn wettelijk verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren. Deze verplichting leggen we ook contractueel op aan derden die door ons worden ingeschakeld bij het uitvoeren van onze diensten en activiteiten.

​

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via privacy@ignvastgoed.nl of doe dit per post of telefonisch (zie onder ‘Onze contactgegevens’).

IGN wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 23 juli 2018.

​